Center of Knowledge

Christ adalah manager yang sangat diandalkan, dengan pengetahuannya yang luas banyak karyawan yang terbantu dalam memecahkan berbagai masalah, tempat bertanya banyak hal tentang berbagai masalah. Bukan hanya karyawan, rekan manager lain (peer’s), bahkan top management juga sangat mengandalkannya, terutama finance sebagai tanggung jawabnya.

Pulang tepat waktu adalah suatu hal yang langka dirasakan, apalagi cuti. Banyak karyawan, terutama level manager keatas, karena pengetahuannya yang luar biasa untuk suatu bidang tertentu menjadi tempat bertanya untuk bidang tersebut, sebut saja manager pajak yang akan selalu menjadi tempat bertanya untuk masalah perpajakan, manager internal audit untuk masalah control, manager legal untuk masalah perijinan dan regulasi, dan lain sebagainya. Apalagi sebagai top management, anda akan selalu menjadi tempat bertanya karena anda dianggap sebagai pusat pengetahuan (center of knowledge) untuk berbagai masalah, walaupun organisasi telah mempunyai seperangkat sistem yang dirancang untuk menjamin bahwa organisasi tidak tergantung kepada seseorang tetapi kepada sistem.

Mengapa talenta-talenta yang menjadi pusat bertanya tetap dibutuhkan ?

1. Sistem memang berguna untuk menjaga standar dan prosedur, tetapi sering kali sistem bekerja secara statis dan sulit menyesuaikan diri dengan perubahan atau situasi yang tiba-tiba. Seseorang yang berperan sebagai center of knowledge bisa menilai situasi, mengambil keputusan cepat, dan beradaptasi lebih baik dalam situasi yang tidak terduga. Mereka memberikan fleksibilitas tambahan, membantu organisasi tetap responsif dalam menghadapi perubahan, tanpa harus melakukan revisi sistem yang rumit setiap kali terjadi situasi baru.
2. Sistem hanya dapat memberikan informasi atau data, tetapi tidak bisa memberikan konteks secara penuh. Seseorang dengan pengalaman yang luas di bidang tertentu dapat menafsirkan data dengan lebih baik, memahami konteks yang terjadi, dan membuat keputusan berdasarkan situasi spesifik. Misalnya, dalam kondisi darurat atau perubahan pasar yang mendadak, center of knowledge mampu memberikan pertimbangan yang relevan dan akurat, sementara sistem hanya mampu memberikan data tanpa interpretasi.
3. Center of knowledge berperan penting dalam menciptakan budaya berbagi pengetahuan dan inovasi di dalam organisasi. Mereka mendorong anggota tim untuk bertanya, belajar, dan mengembangkan diri, yang sulit dilakukan jika organisasi hanya mengandalkan sistem. Individu ini juga berfungsi sebagai pemimpin informal yang memberikan inspirasi kepada orang lain, menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan mendukung pengembangan profesional. Hal ini membuat organisasi lebih inovatif dan proaktif dalam menghadapi tantangan.
4. Seseorang yang menjadi center of knowledge sering kali berfungsi sebagai jembatan antar tim atau divisi dalam organisasi, memastikan bahwa pengetahuan penting tidak hanya terkurung dalam satu unit kerja. Mereka bisa menyampaikan informasi atau wawasan lintas divisi yang bisa memperkuat kolaborasi. Peran ini membantu organisasi menghindari silo informasi dan memastikan pengetahuan dan pengalaman berharga tersebar di seluruh organisasi.
5. Ketergantungan penuh pada sistem dapat menciptakan risiko ketika sistem mengalami masalah atau ketika ada perubahan yang tidak bisa diakomodasi dengan cepat. Center of knowledge membantu mengurangi ketergantungan pada sistem, menyediakan cadangan pengetahuan yang fleksibel dan mampu memberikan solusi alternatif ketika sistem gagal atau membutuhkan pembaruan. Mereka menjadi pengaman tambahan yang bisa memastikan keberlanjutan operasional tanpa harus selalu bergantung pada sistem yang mungkin tidak sepenuhnya dinamis.

Organisasi harus mengembangkan talenta-talenta yang menjadi atau kelak akan menjadi center of knowledge karena umumnya merekalah yang nantinya akan menjadi leader-leader yang akan memimpin organisasi. Beberapa pengembangan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Rotasi Pekerjaan (Job Rotation)

Rotasi pekerjaan dapat mencegah seorang yang menjadi center of knowledge menjadi terlalu nyaman atau terlalu fokus pada satu aspek pekerjaan. Dengan memindahkan individu ke berbagai posisi atau proyek dalam organisasi mereka dapat mengembangkan pemahaman yang lebih luas dan melihat bagaimana area keahlian mereka berinteraksi dengan bagian lain dari bisnis yang akan membantunya memperluas wawasan dan menjaga semangat belajar. Seseorang yang tidak pernah berpindah bagian cenderung menganggap bagiannya adalah bagian yang terpenting dalam organisasi dan memandang remeh bagian lain.

2. Training and certification

Pelatihan dan pengembangan berkelanjutan memastikan bahwa seseorang akan tetap mendapatkan perkembangan terkini dari disiplin ilmunya dengan tren, teknologi, dan metode baru. Sertifikasi profesional seperti CIA (Certified Internal Auditor) untuk audit, CFA (Chartered of Financial Analyst) dan CA (Chartered of Accountant) untuk bagian keuangan dan akuntasi, Brefet pajak untuk bagian pajak atau pelatihan-pelatihan khusus dapat membantu menjaga mereka tetap kompetitif dan relevan.

3. Mentoring dan Pembinaan (Mentorship)

Memfasilitasi hubungan mentoring yang berkelanjutan dengan rekan yang lebih senior di luar bidang keahlian mereka dapat membuka cakrawala baru. Selain itu, mereka dapat menjadi mentor bagi orang lain, yang tidak hanya meningkatkan kemampuan mereka untuk berbagi pengetahuan tetapi juga memperkuat pemahaman mereka.

4. Kolaborasi Lintas Fungsi

Bekerja dengan tim dari departemen lain memungkinkan mereka belajar dan memahami tantangan serta peluang di luar bidang mereka. Kolaborasi ini membantu memperkaya pemahaman mereka tentang bagaimana peran mereka terintegrasi dengan fungsi bisnis lain.

5. Benchmarking

Melakukan benchmarking dengan perusahaan atau industri lain memberikan kesempatan untuk belajar dari praktik terbaik yang digunakan oleh organisasi lain. Hal ini mencegah seorang center of knowledge merasa bahwa pendekatan mereka adalah satu-satunya cara yang benar dan memberi mereka wawasan tentang inovasi di luar organisasi.

6. Membangun Team Dinamis

Team yang dinamis adalah team yang beranggotakan tiga hal, sebagian besar (sekitar 50%) adalah individu yang cukup lama dan berpengalaman di bagian tersebut untuk memastikan bahwa tugas dapat diselesaikan dengan cepat, 25% individu dari organisasi lain yang sangat berpengalaman untuk memberikan wawasan dari organisasi yang berbeda dan 25% adalah fresh graduate yang akan selalu mengingatkan kepada kita akan idealisme dan ilmu yang pernah kita peroleh. Dengan bekerja dalam organisasi yang dinamis membuat para center of knowledge semakin berkembang.

7. Evaluasi dan Umpan Balik Berkala

Umpan balik yang teratur dari atasan dan rekan kerja dapat membantu seorang center of knowledge tetap terbuka terhadap perbaikan. Evaluasi berkala juga dapat menunjukkan area di mana mereka perlu terus belajar atau beradaptasi.

8. Terlibat dalam Komunitas Profesional

Berpartisipasi aktif dalam komunitas memungkinkan para center of knowledge berinteraksi dengan para ahli dari luar organisasi, yang memberikan wawasan baru dan peluang untuk belajar dari berbagai pendekatan. Forum Komunikasi Koperasi Besar Indonesia adalah contoh komunitas para insan koperasi yang saling memberikan masukan dalam mengembangkan perkoperasian baik skala mikro maupun makro.

Teruslah mengasah para center of knowledge di organisasi anda agar mereka berkembang dengan baik dan memiliki wawasan yang luas, Mao Zedong, Presiden Republik Rakyat Tiongkok tahun 1954-1958 dan salah satu pendiri Partai Komunis Tiongkok mengatakan “We think too small, like the frog at the bottom of the well. He thinks the sky is only as big as the top of the well. If he surfaced, he would have an entirely different view”.